Faturar

1 – Primeiramente, é necessário criar ou alterar as Notas Fiscais para faturamento. Isso é importante porque a fatura não pode gerar duplicatas. Certifique-se de preencher todos os dados exigidos, conforme mostrado na imagem.

2 – Após realizar o processo, acesse Faturar localizado em Financeiro.

3 – Você pode faturar com um único fornecedor ou com vários. Neste caso, vamos faturar apenas com um.
Para localizar as notas fiscais, preencha o nome do Fornecedor desejado, selecione as opções “Único” e “A Faturar” para filtrar as notas não faturadas.
Após localizar as notas, você pode visualizá-las clicando sobre elas e selecionando “Visualizar NF”, o que abrirá a Nota Fiscal.
Para faturar, marque as notas desejadas na caixa de seleção (check-box), depois preencha a quantidade de parcelas, o primeiro vencimento e se deseja aplicar desconto ou juros. Após preencher, clique em “Visualizar” para carregar os dados na seção seguinte. Se for um boleto, marque a caixa de seleção de “Boleto”.
Por fim, clique em “Salvar” para concluir.

4 – Depois, preencha o número da fatura desejada ou clique em “F” para gerar automaticamente.

Pagar

A duplicata será gerada na seção “Pagar”.
Para realizar a pesquisa, é necessário informar o Período e, em seguida, preencher o nome do fornecedor ou o número do documento, que foi gerado durante o processo de faturamento.
Caso tenha informado que era boleto, o mesmo ficará marcado.

Desfazer Faturamento

Filtre pelo nome do Fornecedor e selecione “Faturado” como tipo.
Em seguida, as faturas serão exibidas. Para visualizar as duplicatas que foram faturadas, basta selecionar a fatura e clicar em “Visualizar NF”.
Caso deseje desfazer a ação, selecione a fatura e clique em “Desfazer”, o que retornará todas as notas fiscais para o status de “em aberto”.

Após clicar em “Visualizar NF”, será exibida uma tela com todas as Notas Fiscais que foram faturadas. Se desejar abrir alguma delas para visualização, basta selecionar a nota desejada e clicar em “Nota Fiscal”.

Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com o suporte.

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Se você cadastrar a Nota Fiscal na aba Nota Fiscal – A Pagar e posteriormente der entrada na mesma pela seção de Compra, ambas não serão vinculadas automaticamente, pois foram registradas em locais diferentes.
Por isso, é necessário realizar a vinculação manualmente. Para isso, basta seguir os passos descritos.

1 – Acesse a seção ‘Compra’.

2 – Filtre conforme necessário para localizar a Nota Fiscal que deseja vincular.
Após encontrá-la, marque a caixa de seleção correspondente e clique em Vincular à NF-e a Pagar.

3 – Na próxima tela que será exibida, aplique o filtro novamente para localizar a Nota Fiscal cadastrada no “A Pagar”.
Após encontrá-la, basta dar um duplo clique sobre ela para realizar a vinculação.
Se desejar conferir os detalhes, clique uma vez para selecioná-la e, em seguida, clique em Visualizar para abrir as informações.

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1) Acesse Financeiro > Recibo Avulso

2) Nessa tela, é possível preencher alguns dados para gerar um Impresso de Recibo Avulso.

• Valor: Informe o valor no qual constará no recibo.
• Número de documento: Informe um número de documento referente ao pagamento.
• Data Recibo: Informe a data no qual foi feito o pagamento.
• Cidade/UF: Por padrão, é exibido o endereço da empresa, mas pode ser modificado.
• Pago com Cheque: Caso o pagamento seja em cheque, marque essa opção e preencha os dados abaixo com o Número do Cheque, Agência e o Banco.
• Quem paga: Informe os dados de quem está realizando o pagamento, é possível selecionar algum cadastro já existente clicando no ícone do usuário.
• Quem recebe: Informe os dados de quem está recenemdo o pagamento, é possível selecionar algum cadastro já existente clicando no ícone do usuário.

Preenchido esses campos, clique em imprimir, o recibo avulso será gerado.

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1) Em Caixa > Opções > Sangria, é possível cadastrar um pagamento direto para um fornecedor.

2) Nessa nova tela, deve-se informar os dados da conta a pagar.

• Fornecedor: Informe o fornecedor no qual será realizado o pagamento.
• Tipo de documento: Informe o tipo de documento (NF-e, Nota transporte, Holerite, etc)
• Tipo de movimento: Informe o tipo de movimento no qual se enquadra esse pagamento (Compra, FGTS, INSS, Horas Extras, etc)
• Nº do Documento: Caso o documento tenha algum número, informe-o. Do contrário, preencha com uma numeração para localizar o arquivo futuramente.
• Observação: Se desejar pode ser informado alguma observação nesse campo.
• Emissão: Informe a data de emissão desse documento a pagar.
• Valor Total: Informe o valor a ser pago.
• Conta: Informe por qual conta bancária o documento será pago.
• Pago por: Se o documento for pago com uma retirada do caixa atual, marque Dinheiro, se for pago por uma conta bancária, marque a opção Débito.
• Transferência do Caixa: Caso o pagamento seja feito com uma retirada de dinheiro do caixa, então marque essa opção. O sistema irá tirar o dinheiro do caixa e transferir para a Conta selecionada, e então o pagamento será baixado a partir da Conta.

Preenchido esses campos, basta salvar e o pagamento será realizado!

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• Caso queira alterar o valor de alguma parcela, dê duplo clique na parcela a ser alterada, depois da alteração, dê enter. Lembrando que a somatória das parcelas devem equivaler-se ao valor total da nota.

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• Se a duplicata vier como boleto, basta ticar a coluna boleto, na coluna linha digitável, pode-se informar o código digitável do boleto. Duplicatas pagas, não podem ser alteradas. Bem como duplicatas lançadas a partir da nota de compra, não podem ser excluídas as parcelas, somente as duplicatas avulsas é possível realizar o mesmo.

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• Feito as alterações, salve.

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• Informe o fornecedor, e se deseja agrupar de um fornecedor apenas ou vários fornecedores para ficar no mesmo a pagar.

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• Em seguida, marque quais serão as duplicatas a serem agrupadas e faturadas juntas.

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• Depois de selecionado as parcelas, preencha os campos se houve desconto, quantidade de parcelas, dia do 1º vencimento da parcela e D/D parcela, ou seja, os dias de diferença de uma parcela pra outra, e clique em visualizar.

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• Caso seja boleto as parcelas, tique a opção boleto na coluna, se precisar alterar o valor de alguma parcela ou data de vencimento, dê duplo clique no campo, altere e dê enter pra salvar.

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• Feito isso, salve o processo, e as duplicatas irão aparecer no contas a pagar.

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Com a duplicata cadastrada no sistema, vá em Pagar na pagina inicial.

Selecione a duplicata que irá pagar e clique em Baixar;

Na próxima tela, você vai informar qual a forma de pagamento utilizada para essa baixa.

Dinheiro

Ao utilizar a opção dinheiro você esta informando ao sistema que retirou o dinheiro do caixa para o pagamento de tal conta. Essa forma de pagamento irá constar nas movimentações do caixa.

Informe o caixa e a conta para pagamento, é preciso informar o valor que será transferido e a data. O campo histórico é opcional, caso queira informar. Feito isso, clique em lançar. O sistema te dará a opção de imprimir o recibo, selecione SIM/NÃO.

Banco

Ao utilizar a opção Banco, você informa ao sistema que fará o pagamento através de alguma conta, transferência/PIX ou pagamento via banco mesmo.

Para isso, selecione a opção Banco, a conta referente a transação, data e valor. Após, clique em lançar e salve. O sistema te dará a opção de imprimir o recibo, selecione SIM/NÃO.

Cheque

Ao utilizar a opção cheque você informa ao sistema que essa baixa foi feita através de cheque da empresa.

Selecione a conta, informe o numero do cheque, a data de compensação, valor e data de pagamento. Após clique em lançar e salve. O sistema te dará a opção de imprimir o recibo, selecione SIM/NÃO.

Cheque Terceiro

Ao utilizar a opção cheque terceiro, você informa ao sistema que utilizará um cheque de terceiro previamente cadastrado no sistema. Para isso, selecione a opção e selecione os cheques que utilizará. Após, salve. Caso queira, imprima o recibo clicando em SIM/NÃO.

Carta de Crédito

Antes de prosseguir com a baixa, é necessário cadastrar uma carta de crédito avulsa do fornecedor. Para isso, siga o passo a passo de Adicionar Avulso: https://ajuda.vipautomacao.com.br/carta-de-credito/

Selecione a opção ‘Carta de Crédito’, utilize os filtros para localizar a carta criada, preencha a data de pagamento a ser baixada e, em seguida, clique em ‘Salvar’.

Se o valor da carta de crédito for superior ao da parcela a ser baixada, o sistema perguntará se você deseja gerar uma nova carta com o valor restante. Ao selecionar ‘Sim’, essa nova carta será criada; ao selecionar ‘Não’, a carta de crédito será totalmente utilizada na baixa.

Em caso de duvidas, entre em contato com o suporte.

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Na tela inicial do sistema clique no botão “Nota Fiscal”.

Abrirá uma janela “Cadastro de Nota Fiscal” com os campos da tela preenchidos com os dados da ultima nota cadastrada.

Nota Avulsa

Para lançar uma nota avulsa clique no botão “Avulso“.
No campo “Fornecedor” digite o nome do fornecedor e pressione ENTER. Abrirá uma janela “Consulta de Cliente“, selecione o fornecedor desejado e pressione ENTER.

No campo “Tipo de documento” digite código ou o nome do tipo de documento e pressione ENTER. Abrirá uma janela “Consulta de Tipo Doc“, selecione o tipo de documento desejado e pressione ENTER.

No campo “Tipo de Movimento” digite o código ou o nome do tipo de movimentação e pressione ENTER. Abrirá uma janela “Consulta de Tipo Movi“, selecione o tipo de movimento desejado e pressione ENTER.

No campo “Nº do Documento“, por ser uma nota avulsa, digite o numero que desejar ou alguma palavra referente ao documento e pressione ENTER.
Em “Observação” digite o que desejar em relação ao documento.

“Emissão” é o campo para informar a data de emissão do documento.
“Valor Total da Nota” informe o valor total do documento que esta cadastrando.
“Tipo de Fatura“, Fixo ou Parcelado. Selecionando Fixo você esta informando ao sistema que o valor total da nota irá ser pago em uma única parcela fixa. Com isso, ao selecionar Parcelado informa que será pago de forma parcelada.
“Parcelas” digite o numero de parcelas da nota e pressione ENTER.
No campo “1º Vencimento” digite a data em que ocorrerá o primeiro vencimento.
Caso o numero de parcelas seja maior que 1, no campo “Dias de Intervalo” digite o numero de dias em que ocorrerá o vencimento das próximas parcelas.
Após o preenchimento dos campos clique no botão “Salvar” para finalizar o lançamento da conta ou clique no botão “Cancelar” para cancelar o lançamento da conta.

Nova Nota

Para lançar uma nova nota, na tela de cadastro de nota fiscal clique no botão Nova Nota.

No campo “Fornecedor” digite o nome do fornecedor e pressione ENTER. Abrirá uma janela “Consulta de Cliente“, selecione o fornecedor desejado e pressione ENTER.

No campo “Tipo de documento” digite código ou o nome do tipo de documento e pressione ENTER. Abrirá uma janela “Consulta de Tipo Doc“, selecione o tipo de documento desejado e pressione ENTER.

No campo “Tipo de Movimento” digite o código ou o nome do tipo de movimentação e pressione ENTER. Abrirá uma janela “Consulta de Tipo Movi“, selecione o tipo de movimento desejado e pressione ENTER.

“Nº do Documento“, informe o numero da nota que esta sendo lançada e pressione ENTER.
“Série” digite o numero da série da nota e pressione ENTER.
“Observação” digite o que desejar em relação ao documento e pressione ENTER.
“Emissão” digite a data de emissão do documento e pressione ENTER.
“Mês/Ano Referência” no primeiro campo digite o mês e pressione ENTER, no campo seguinte digite o ano e pressione ENTER.
Caso possua o XML da nota, clique no botão “Importar XML”. Abrirá uma janela “Selecione o arquivo de XML“, onde você poderá selecionar o arquivo XML referente a nota e clicar em “Abrir“. Após a importação do arquivo XML, alguns campos da nota preencherão automaticamente.

“Valor Total da Nota” digite o valor total do documento e pressione ENTER.

“Tipo de Fatura“, Fixo ou Parcelado. Selecionando Fixo você esta informando ao sistema que o valor total da nota irá ser pago em uma única parcela fixa. Com isso, ao selecionar Parcelado informa que será pago de forma parcelada.
“Parcelas” digite o numero de parcelas que contém a nota, e pressione ENTER.
“1º Vencimento” digite a data em que ocorrerá o primeiro vencimento e pressione ENTER.
Caso o numero de parcelas seja maior que 1, no campo “Dias de Intervalo” digite o numero de dias em que ocorrerá o vencimento das próximas parcelas.
Após o preenchimento dos campos clique no botão “Salvar” para finalizar o lançamento da conta ou clique no botão “Cancelar” para cancelar o lançamento da conta.

Alterar

Para alterar uma nova nota faça busca da nota clicando no botão Buscar Nota

Depois selecione a nota desejada e clique no botão “Alterar“. Abrirá uma janela “Cadastro de Nota Fiscal“. Pressione ENTER para editar os campos desejados e salve.

Excluir

Para excluir faça a busca da nota. Após selecionar a nota desejada clique no botão “Excluir“. Abrirá uma janela para confirmação da exclusão, clique no botão “Sim” ou “Não”.

Em caso de duvidas, entre em contato com o suporte.

O post Contas a pagar – Cadastro de Duplicata apareceu primeiro em Central de Ajuda.

1 – Na tela principal do sistema, acesse o ícone Pagar.

2 – O sistema irá sempre exibir ao abrir a tela as pendências em aberto até o dia de hoje. A tela se divide em duas partes.

– Duplicatas já lançadas

– Duplicatas fixas, pendentes de lançar

3 – Para lançar uma duplicata fixa pendente nas duplicatas a serem pagas, dê um clique em cima da duplicata fixa pendente de lançamento. Uma nova janela será aberta. 

4- Feito isso, a duplicata estará lançada junto as demais.

5 – Para realizar a baixa de uma duplicata paga, marque a duplicata que será baixada, caso ela tenha juros ou desconto no seu pagamento, selecione o botão Desc/Juros, informe o valor de desconto ou juros e salve.

6 – Feito isso, vá no botão baixar. Será exibida a seguinte tela: 

6.1 No campo Data Pagamento, deve-se ser informado a data no qual foi realizado o pagamento da duplicata.

6.2 O sistema disponibiliza das seguintes formas de pagamento: 

– Dinheiro (Para pagamentos que forem retirado o dinheiro da própria gaveta do caixa), nessa opção deve-se transferir o valor da gaveta do caixa (Transferir valor do caixa), para a conta de caixa interno (Pagamento via conta), para que o dinheiro seja dado a saída da gaveta. Informe o valor no ultimo campo e vá no botão lançar.

– Banco: Para pagamentos que forem realizados via conta bancária/transferência. Basta selecionar a conta bancária e informar o valor, feito isso, basta lançar.

– Cheque: Para pagamentos no qual será usado um cheque da própria empresa, basta preencher os campos solicitados com os dados do cheque, informar o valor e ir em lançar.

– Cheque Terceiro: Para pagamentos no qual são cheques recebidos e já cadastrados no sistema, podem ser encontrados no Gerenciador de Cheque, nessa opção, você precisa selecionar os cheques que serão utilizados no pagamento e lançar.

7 – Escolhido a opção de pagamento, basta salvar e o sistema dará a baixa do conta a pagar.

8 – Para acessar a base com o tutorial de como estornar uma conta à pagar, Clique aqui

O post Baixar Conta à Pagar apareceu primeiro em Central de Ajuda.

1 – Na tela principal do sistema, acesse Financeiro > Consultar Movimentação Bancária

2 – Na tela seguinte que será exibida, informe a data no qual foi realizado o pagamento, e por qual conta.

– Localizado o pagamento, selecione-o e vá no botão estornar.

3 – A duplicata voltará a ficar ativa no contas à pagar do sistema.

Em caso de duvidas, entre em contato com o suporte.

O post Estornar Pagamento – Conta à Pagar apareceu primeiro em Central de Ajuda.